La pression exercée sur les organisations de toutes tailles pour qu'elles se conforment à la gouvernance et à la conformité réglementaires n'a cessé de croître au cours des 10 à 15 dernières années. La conformité a toujours été importante, bien sûr, et les entreprises ont investi dans des logiciels de conformité et dans leurs propres équipes internes de conformité pour s'assurer qu'elles restent conformes.
Mais depuis la crise financière de 2008, la pression s'est accrue sur les entreprises pour qu'elles démontrent qu'elles sont gouvernées correctement et qu'elles mènent leurs activités d'une manière jugée correcte et équitable. Pour ce faire, davantage de réglementations ont été introduites, d'abord dans le secteur des services financiers (FS), puis dans une série d'autres secteurs.
De ce fait, la conformité est perçue comme plus importante que jamais. La non-conformité peut signifier qu'une organisation doit suspendre ses activités, elle peut entraîner une amende massive ou causer un énorme préjudice de réputation, un préjudice dont de nombreuses entreprises pourraient avoir du mal à se remettre.
En 2024, les organisations prennent la conformité beaucoup plus au sérieux qu'auparavant et sont donc prêtes à investir dans les bons outils et logiciels de GRC. Mais les entreprises peuvent toujours se retrouver en défaut par rapport aux exigences réglementaires. Quelles sont les cinq raisons les plus courantes de la non-conformité ?
1- Manque de leadership
Pour qu'une organisation reste conforme, qu'il s'agisse d'une réglementation spécifique à un secteur ou d'une réglementation plus large telle que le GDPR, il est essentiel que le PDG et les autres membres du conseil d'administration fassent clairement savoir que la conformité est une priorité pour leur organisation.
Il s'agit en partie d'une question de ressources, en veillant à ce que les équipes chargées de la conformité soient équipées du logiciel GRC adéquat pour effectuer le travail efficacement et soient associées aux bons fournisseurs GRC pour s'assurer qu'elles bénéficient du soutien et de l'orientation continus nécessaires.
Mais il s'agit également de démontrer aux parties prenantes internes et externes que l'organisation prend la conformité avec le sérieux qu'elle mérite. Si le conseil d'administration semble vague et peu engagé en matière de conformité, cette attitude se répercutera sur les autres employés. Les investisseurs, les actionnaires, les partenaires, les clients, etc. auront par ailleurs l'impression que la conformité n'est pas considérée comme une priorité.
2- La conformité n'est pas alignée sur les objectifs de l'organisation
Quels que soient les objectifs qu'une organisation tente d'atteindre avec son programme de conformité et, plus largement, de GRC, il est logique qu'ils soient étroitement alignés sur ceux qu'elle vise en tant qu'entreprise. La conformité est là pour soutenir les objectifs de l'entreprise et peut jouer un rôle prépondérant dans la manière dont une organisation raconte son histoire au reste du monde.
La conformité dépend dans une certaine mesure de la culture de l'entreprise, qui doit soutenir et encourager les bonnes attitudes - sans cela, une conformité efficace peut s'avérer beaucoup plus difficile. Les organisations devraient donc inciter leurs employés à vivre les valeurs sur lesquelles l'entreprise est alignée, en aidant à relier la fonction de conformité à l'entreprise dans son ensemble.
3- Il n'y a pas de responsabilité au sein de l'entreprise
Toute fonction ou tout département d'une entreprise a besoin d'un propriétaire, d'une personne qui fera avancer le programme, assumera la responsabilité de sa réussite et sera tenue de rendre des comptes si les choses ne se passent pas comme prévu. C'est particulièrement vrai pour les fonctions de conformité et de GRC.
Le prix de la non-conformité est devenu beaucoup plus élevé qu'auparavant et, bien que le succès dépende de nombreux facteurs - une équipe de conformité intelligente, les bons outils de GRC, la conformité considérée comme une priorité par l'organisation - il est important que quelqu'un soit responsable. Les responsables à tous les niveaux de la fonction de conformité doivent être responsables de leur secteur ou de leur équipe, sinon ils envoient le message que la conformité n'est pas considérée comme quelque chose de très sérieux.
4- La conformité est considérée comme un simple exercice de "cocher de cases"
La nature de la conformité a changé au cours des dernières décennies. Autrefois, elle était considérée comme une tâche nécessaire mais fastidieuse, quelque chose à faire mais dont il ne fallait pas perdre le sommeil, car les conséquences de la non-conformité se résumaient à une simple tape sur les doigts.
Considérée de cette manière en 2019, la mise en conformité peut poser des problèmes, mais ce n'est pas nécessaire. La conformité a changé et peut être bien plus qu'une mesure défensive ou réactive, montrant une véritable différence concurrentielle pour une entreprise. Le GDPR en est un bon exemple - plutôt que de faire le strict minimum pour être conforme, une organisation pourrait aller plus loin et mettre réellement l'accent sur les mesures qu'elle a mises en place. Cela lui permettrait de se positionner comme une entreprise qui se soucie concrètement de ses clients et des données qu'elle détient sur eux.
5- Lorsque la conformité est abordée d'un point de vue démodé
une telle vision de la conformité peut signifier que des outils GRC analogiques sont utilisés pour gérer les exigences de conformité - Microsoft Excel est parfait pour certaines tâches, mais pas pour gérer des programmes de conformité internationaux. Ce point de vue renvoie également au concept dépassé selon lequel les exigences de conformité ont des points de départ et d'arrivée fixes.
La conformité est un processus continu et doit être gérée comme tel. C'est pourquoi les solutions GRC d'Oxial s'avèrent si efficaces. C'est le bon logiciel GRC pour répondre aux exigences de conformité modernes. Il est numérique et continu, rentable et innovant, garantissant que rien n'est oublié et que les organisations restent toujours conformes.
6- La conformité n'est pas intégrée au reste de l'organisation
La conformité doit combler le fossé entre les exigences réglementaires et les obligations qu'elles imposent. Ces obligations doivent ensuite être mises en correspondance avec les risques associés qu'elles visent à atténuer, ainsi qu'avec les contrôles que l'entreprise doit mettre en œuvre pour démontrer sa conformité. Cette mise en correspondance est essentielle pour prouver aux régulateurs et aux clients que l'entreprise dispose d'un environnement de risque et de contrôle solide pour remplir ses obligations réglementaires.
Toutefois, ce processus est complexe et nécessite une approche dynamique et systématique afin de garantir que les réglementations sont correctement liées aux unités opérationnelles, aux processus, aux contrôles et aux risques appropriés. Ce n'est qu'à ce moment-là que l'entreprise peut clairement évaluer son statut de conformité par rapport à des réglementations spécifiques et identifier les éventuelles lacunes. En outre, ce processus permet de déterminer le niveau d'investissement nécessaire pour assurer la conformité et d'effectuer une analyse coût-bénéfice afin d'optimiser les dépenses en vue d'obtenir des avantages commerciaux plus larges.
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